設定個人通訊錄

功能目的

使用者可選設定自己的通訊錄,包括機關、群組及別名的新增、修改及刪除。

 

功能說明及介紹

欄位介紹 ( 基本資料  群組設定 )  如何新增機關  如何建立群組  匯出入機關及群組

通訊錄功能包含「基本資料設定」及「群組設定」兩大項,詳細功能如下:

基本資料設定:

<圖1>

1.新增:新增機關名稱或姓名。

2.查詢/修改刪除:可查詢機關及修改、刪除自己建立的機關。

3.新增別名:建立機關別名。

4.匯出:可利用此功能匯出個人建立之全部機關資料。

5.匯入:可利用此功能一次輸入多筆機關資料。

6.匯入格式與範例:匯入通訊錄的參考檔案。

7.版本:顯示個人通訊錄版本資訊。

8.確定儲存:儲存建立好的機關相關資料。

9.全部清除:清除輸入的資料,重新設定。

<圖2>

10.修刪別名:修改或刪除機關別名。

11.確定修改:修改完機關名稱或別名後,點選此鈕儲存修改資訊。(註:綠色字表示為伺服器共用群組,不可進行刪除或修改。)

12.確定刪除:刪除不要的機關。(註:綠色字表示為伺服器共用群組,不可進行刪除或修改。)

13.重新查詢:重新查詢機關資料。

群組設定:

<圖3>

1.查詢:查詢群組名稱或建立群組成員。

2.新增群組:建立機關群組名稱。

3.修刪群組:修改刪除群組。

4.新增/刪除群組別名:建立或刪除群組的別名。

5.機關關鍵字:輸入關鍵字搜尋欲加入群組之機關,以顯示在下方框內供選擇。

6.選擇→:以 [Shift] 或 [Ctrl]+右鍵選擇區塊或連續選擇,將選取的機關或姓名,加入右方「加入群組的成員」。

7.合併群組:將目前的群組與選取的群組合併。

8.順序↑:將加入成員的機關(右方)游標所在的機關往上移。

9.順序↓:將加入成員的機關(右方)游標所在的機關往下移。

10.調整順序:將游標所在的機關移至指定的順序。

11.刪除:刪掉群組中的單位。

12.匯出:匯出群組的單位。

13.匯入:匯入群組的單位。

14.匯入格式與範例:匯入群組的參考檔案。

15.確定儲存:儲存建立好的群組資料。

16.全部清除:清除輸入的資料,重新設定。

 

操作功能說明

一、基本資料設定:可新增、查詢及修刪機關。

新增選擇[工具]-編輯[個人通訊錄]設定自己的通訊錄。選擇[基本資料設定]。

步驟1:點選新增 按鈕後,在「機關名稱 / 姓名」 處輸入公司名稱或姓名。

步驟2:依序於其他欄位輸入相關資訊,如「郵遞區號」、「地址」、「電話」、「傳真」、「電子信箱」等。最下方的「交換/傳遞方式」系統預設值為「郵寄」,可依個人需要修改為「紙本」。

步驟3:所有資料輸入完成,點[確定儲存],系統會跳出「新增成功」訊息。 

 

查詢 / 修改刪除可查詢機關及修改或刪除自己建立的機關。可查詢機關及修改或刪除自己建立的機關。

查詢:可查詢全國交換機關及自己建立的機關。操作步驟如下:

點選查詢 / 修改刪除按鈕後,在「機關名稱 / 姓名」 處輸入公司名稱或姓名即可查出機關及機關代碼、地址等資訊。

修改:可修改自己建立的機關的相關資料,如地址、別名等。

步驟1:點選查詢 / 修改刪除按鈕後,在「機關名稱 / 姓名」處輸入公司名稱或姓名。

步驟2:輸入修改內容。

步驟3:點選下方的[確定儲存]鍵。

刪除:可刪除自己建立的機關的相關資料。操作步驟如下:

步驟1:點選查詢 / 修改刪除按鈕後,在「機關名稱 / 姓名」處輸入公司名稱或姓名。

步驟2:點選下方的[確定刪除]鍵。

 

二、群組設定:可設定、查詢及修刪群組。

新增群組及設定內容選擇[工具]-編輯[個人通訊錄]設定自己的通訊錄。可選擇[群組設定]。詳細操作步驟如下:

步驟1:點選[新增群組]後,出現新增群組對話盒。

步驟2:輸入群組名稱後再點選[確定],系統出現[新增群組成功]訊息。(註:可一次輸入數筆群組後再點選[確定]鍵。)

步驟3:設定群組成員。點選[查詢],選擇欲設定群組成員的群組名稱。

步驟4:「機關關鍵字」 處輸入機關名稱。

步驟5:選好欲加入的機關,點選[選 擇 →]或是雙擊滑鼠,將選擇的機關或姓名加入到右邊的群組成員區域。(註:可用Shift或Ctrl鍵批次選取)。上方會顯示 加入群組的成員共??筆。

步驟6:點選下方的[確定儲存]。

修刪群組成員刪除或新增群組中的成員。

步驟1:點選[查詢],找出欲修改的群組;

步驟2:以 [Shift]或[Ctrl]選擇欲刪除的群組成員後,點選右下角的 刪除或是按 delete 鍵,將選取的成員刪除;

步驟3:點選下方的[確定儲存]。

修刪群組可修改或刪除自己建立的群組。

操作步驟:點選[修刪群組]後,出現群組名稱對話盒後,即可修改或刪除自己建立的群組,最後再點選[確定]。(註:綠色字表示為伺服器共用群組,不可進行刪除或修改動作。)

新增 / 修刪群組別名可修改或刪除群組別名。

步驟1:點選上方的[查詢],選出欲建立別名的群組名稱。

步驟2:點選[新增 / 修刪群組別名],出現別名名稱對話盒。

步驟3:輸入別名後點選下方的[確定],系統出現[新增 / 修刪群組別名]訊息。(註:可一次輸入數筆別名後再點選[確定]鍵。)

 

三、匯出入機關

匯出機關可將自己建立的全部機關資料匯出成檔案。

步驟1:進入個人通訊錄後,點選[基本資料設定]。

步驟2:點選[匯出],系統出現另存新檔對話盒,選擇目錄位置再點選[存檔]執行儲存,若按[取消]不存檔。

步驟3:匯出完成。出現「匯出資料成功」訊息

匯入機關可利用檔案匯入欲建立之機關資料。

步驟1:進入個人通訊錄後,點選[基本資料設定]。

步驟2:以對話盒右下角的匯入格式與範例 裡提供的excel為匯入範本。

步驟3:將欲匯入的機關資料分別在「機關名稱」、「地址」、「電話」、「電子信箱」、「交換方式」及「傳真」處輸入內容。

(註1:「機關名稱」為必填欄位,其餘可輸入可不輸入。)

(註2:「機關代碼」及「單位代碼」為交換機關所需資訊,建立非交換機關時,此兩欄位不需輸入。)

(註3:「別名」有兩筆以上資料時,以半形分號分隔。)

步驟4:將檔案另存成文字檔(以Tab字元分隔),如sample.txt。

步驟5:將開啟的excel檔關閉。

步驟6:點選對話盒右下角的[匯入],開啟將步驟4儲存的文字檔,sample.txt 。

步驟7:匯入完成。若有6筆資料,系統會出現「匯入6筆資料成功!」訊息。

 

四、匯出入群組

匯出群組可將自己建立群組內的機關資料匯出成檔案。

步驟1:進入個人通訊錄後,點選[群組設定]。

步驟2:點選[查詢]選擇欲匯出之個人群組名稱。

步驟3:點選[匯出],系統出現另存新檔對話盒,選擇目錄位置再點選[存檔]執行儲存,若按[取消]不存檔。

步驟4:匯出完成。出現「匯出資料成功」訊息。

匯入群組可利用檔案匯入群組內欲加入之機關資料。

步驟1:進入個人通訊錄後,點選[群組設定]。

步驟2:先以文字檔製作一份欲匯入群組的機關資料,並以Enter 輸入第二筆機關。如 groupsample.txt

步驟3:點選[新增群組]後,輸入群組名稱。

步驟4:匯入群組成員,點選[查詢],選擇步驟3新增的群組名稱。

步驟5:點選對話盒右下角的[匯入],開啟將步驟2儲存的文字檔,groupsample.txt。

步驟6:匯入完成。若有6筆資料,系統會出現「匯入6筆資料成功!」訊息。

 

注意:

1.登入本系統(研考會-文書編輯公文製作系統)時,系統會自動更新個人通訊錄中資訊,如有同名機關全銜會被覆蓋,所以在建立個人通訊錄內容時如不想被主機資料覆蓋,機關全銜名稱就要區別,群組名稱也是如此

2.個人通訊錄的傳遞方法只可設定[郵寄]及[紙本],「交換」機關是從伺服器自動與前置軟體更新的。