編輯正副本
  輸入正本受文者
  輸入副本受文者
  輸入區搜尋方式
  群組輸入方式
  常用機關設定
  匯出入機關
  其他欄位說明
輸入正本受文者
1.在對話盒上方點選「正本」。
2.在下方「輸入區」鍵入單位名稱,第一個字輸入時系統即開始尋找通訊錄中的可能對應如<圖1>,如繕打「行」字,則帶出行政院一系列的
   機關單位以供選擇。可按↑鍵至正確的單位名稱上後再按[Enter] 鍵或[新增] ,或用滑鼠點選正確的單位名稱快速按二下,上方顯示區即會
   新增完成該筆資料。

<圖1>

輸入副本受文者
功能與編輯正本相同,在對話盒上方點選「副本」後,在下方「輸入區」鍵入單位名稱,以下輸入方式同「正本」。輸入畫面如<圖2>所示
注意:副本有「附註說明」,在副本單位欄可按灰色,出現如下對話盒,點選含附件後即帶入含附件說明,再點選確定即可。有附註說明
   含附件的副本單位,箭頭顏色會變成藍色,且這樣副本受文者也才會收到附件電子檔。開會通知單中的出席者列席者:設定方式
   參考正副本。
若已設定含附件後,又要取消附件設定時,點選即可清掉含附件字串。

<圖2>

輸入區搜尋方式
 此輸入區搜尋「受文者」方式有兩種:可逐字搜尋或關鍵字搜尋
  逐字搜尋:從第一個字開始對應單位,如行政院、行政院研究考核委員會、行政院...如<圖1>所示。
  關鍵字搜尋:只要該機關全銜中有關鍵字,即會顯示出來,如行政院、司法院政風處。
  多筆連續輸入:即可在「輸入區」內一次輸入兩筆以上的受文者資訊,使用者以全形頓號分開所有要輸入的機關名稱,按[新增]或按
         [Enter]鍵,系統會自動將受文者分開,自動判別為N個單位。
群組輸入方式
 在輸入區內也可輸入「群組」,只要輸入「群組名稱」即可,如「各縣市議會」。鍵入後(或選擇),出現對話盒詢問:「您鍵入的單位名
 稱為群組,是否要展開?」
  展開群組:如「各縣市議會」群組內容如宜蘭縣議會、花蓮縣議會、屏東縣議會等,會一一帶入副本單位欄位,可再編輯或刪除。
  不展開群組:如「各縣市議會」副本單位欄位會只帶入群組名稱,如下圖所示,但在列印一文多發時會一一展開至受文者。

<圖3>

常用機關設定
 利用「受文者資訊」對話盒右下方的,將常常發文的對象建立在此對話盒內。內容有使用、新增、修改、刪除、匯入及匯
 出。操作說明如下:
 ◎使用:假設事先已建立好幾個常用機關。
  步驟1:點選「常用機關」出現下圖<圖4>。

<圖4>

  步驟2:例如要帶入「行政院環境保護署」,滑鼠移至「行政院環境保護署」處,點左鍵兩下,即帶入「受文者資訊」處。
 ◎新增:即建立常用發文機關,可節省輸入及系統搜尋時間。
  步驟1:點選後出現「常用機關」對話盒,再點選「新增」,此時「新增」二字會變成橙色,如<圖5>。

<圖5>

  步驟2:紅色框內輸入"常用機關類別名稱",如 中央各單位;完成後,再於下
       紫色框內輸入"常用機關類別名稱"框內輸入"機關單位名稱",如行政院 環境保護署等。
  步驟3:建立完成後,點選下方的[確定]鍵,即完成。<圖6>為完成圖。

<圖6>

 ◎修改:修改建立好的內容,以上個例子說明,若要在「中央各單位」內加入其他機關(或刪除機關),就可利用「修改」功能。操作說明
       如下:
  步驟1:點選後出現「常用機關」對話盒,再點選「修改」,此時「修改」二字變成橙色。
  步驟2:由下拉式選單中點出欲修改的內容,如「 中央各單位」,即可看到下方所列的單位皆為之前建於中央各單位中的資料,直接鍵
       入欲加入(或刪除)的單位,如「行政院主計處」、「行政院客家委員會」等。
  步驟3:修改完成後,點選下方的[確定]鍵,即完成。
 ◎刪除:即刪掉不用的機關
  步驟1:點選後出現「常用機關」對話盒,再點選「刪除」,此時「刪除」二字變成橙色。
  步驟2:點選右方到三角形按鈕,出現下拉式選單,選單下的內容為自己所建立的常用機關總類,點選欲刪除(不要)的內容,如「中央
       各單位」。
  步驟3:點選下方的[確定]鍵,出現警告訊息,詢問確定刪除?點選[確定]即刪除。
 ◎匯出:匯出已建立之常用單位資料,操作步驟如下:選取「匯出」,選擇要匯出之類別,自行選擇存檔錄徑及檔名。
 ◎匯入:匯入常用單位資料檔案,操作步驟如下:
  步驟1:以excel製作匯入檔案,將欲匯入的資料在 相關欄位輸入內容<圖7>。

<圖7>

  步驟2:將檔案另存成文字檔(以Tab字元分隔),如"sample.txt"。
  步驟3:選取「匯入」,系統出現開啟檔案對話盒,開啟上一步驟所儲存的文字檔"sample.txt"。
  步驟4:按[確定]後,匯入成功出現「匯入完成」訊息。
  ※匯入前請先關閉Excel,以避免因檔案為開啟狀態而匯入失敗。
匯出入機關
 ◎匯入:
 此功能可將正本與副本受文者一起分別匯至受文者資訊,處理方式如下:
  步驟1:請先製作excel檔,第一列為欄位名稱,說明如下。(下載Excel範例檔)
       顯示名稱→顯示於「受文者:」的受文者名稱
       受文者→對應通訊錄的受文者名稱(為必填欄位),若受文者欄位有空白者,則系統會出現提示訊息:「受文者為必填欄位,不
            可空白,請重新確認匯入的資料。
       發文方式→可電子交換單位可輸入「電子交換」、「指定郵寄」、「紙本遞送」,非電子交換單位可輸入「郵寄」、「紙本遞
             送」,未填寫時,為通訊錄預設交換狀態。
       郵遞區號→未填寫時,為通訊錄預設資料。
       地址→未填寫時,為通訊錄預設資料。
       本別→可輸入該受文者為正本或是副本受文者,未填寫時,系統將會預設為正本受文者。
       含附件→匯入副本單位時,輸入「含附件」即可將副本含附件電子交換。
  步驟2:將excel檔另存成「文字檔(Tab字元分隔)(*.txt)」格式。
  步驟3:在正本或副本對話盒內,點選 匯入 後,選擇已製作完畢的txt檔即可完成匯入。
  ※匯入前請先關閉Excel,以避免因檔案為開啟狀態而匯入失敗。
 ◎匯出:可直接將正本及副本的受文者資料一起匯出成一個文字檔,操作步驟為選取「匯出」,自行選擇存檔錄徑及檔名。
其他欄位說明
  • 序號:可直接在序號中修改所指定的位置。
  • 名稱:由「輸入區」中點選出來(或自行輸入)的受文者。
  • 順序:可將游標所在之正(副)本單位向上或向下移動,以調整在公文正(副)本欄位顯示的順序。
  • 對應通訊錄名稱:若是交換機關,就會出現交換對應通訊錄名稱,如「行政院」,對應到的就是「行政院」,如<圖7>所示。若是非交換
  •            機關,如「傑印資訊股份有限公司」,對應到的就是「重新對應」。

    <圖8>

  • 重新對應:如該單位不可交換,則在「對應通訊錄名稱」會出現重新對應。舉例行政院 蘇院長貞昌,在通訊錄無對應名稱,可重選對應
  •          至行政院,以方便電子文交換。
  • 交換:依所鍵入的「正副本單位」對應至通訊錄自動判別是否可交換。原本可交換的單位,因某種原因暫不可交換,可按一下改變交
  •        換狀態至「指定郵寄」(圖示為藍色信封),此份文在處理發文程序即變成列印郵寄。
  • 郵遞區號及地址:如有對應的通訊錄郵遞區號及地址,系統會自動帶入,亦可自行鍵入單位郵遞區號及地址,在此鍵入的郵遞區號及地址
  •            資訊不會存回通訊錄,但會隨此文儲存。
  • 刪除:可刪掉不小心輸入錯誤的受文者,先勾選多筆要刪除的單位,再點選即可刪掉。若要將全部正(副)本受文者一次刪除時,可
  •        勾選「刪除全選」全部選取後再點選即可刪掉。
  • 移動:可將原本是正(副)本的受文者,變成副(正)本受文者。
  • 一覽受文者資訊:可以看到所有受文者的「本別」(為正本受文者或副本受文者)、「含附件」、「發文方式」及「地址」,如<圖9>所
  •            示。

    <圖9>