友善列印


步驟一:點選開啟新檔,點選開啟範本,出現範本檔選取盒。點選「93公文橫書範本」即可看到橫書公文範本檔。

<圖1-1>

步驟二:將游標移至欲選取的範本檔:如「函」,快速點兩下或點選[確定]鍵,此樣式檔即載入至螢幕上。其發文機關聯絡方式地址因已與使用者資料庫連結,故可帶出資訊,如<圖1-2>。欄框名稱為藍色字,公文內容為黑色字。

<圖1-2>

您可以開始編輯一份函稿內容了!


輸入密等及解密條件內容:

系統預設會自動帶「普通」,若要修改設定值,將滑鼠游標指向「密等」右方的↓,按滑鼠左鍵出現對應下拉式選單內容,選取完畢後按[確定],回至編輯畫面,內容會載入至欄位,「解密條件或保密期限」操作方式如「密等」<圖2-1>。

<圖2-1>

※注意:「密等」若為「密」以上等級時,必須要輸入「解密條件或保密期限」,否則系統會提出警告訊息。

輸入速別內容:

「速別」操作方式如上述「密等」方式。

輸入發文字號:

滑鼠移至「發文字號」處,按滑鼠左鍵出現對應的選單內容,如<圖2-2>。分別輸入字、文號及支號,若無支號可不輸入,系統會自動帶出該年年度。輸入完畢,點選[確定]。(註:發文字部分若是先有在「使用者註冊網頁」輸入內容,此時即可用點選方式輸入)

<圖2-2>

注意:若文號不足7碼時(如0012345),如只輸入12345,文號不足7碼,系統會出現訊息,告知系統將自動補0,使文號塞滿為7碼。呈現出的文號為〝研考測一字第0920012345號〞。

 


欄位定義:

附件:有關附件的文字敘述。

附件檔名:可攜帶附件電子檔,如Word、Excel等檔案。此功能就類似Outlook的「設定附件」一樣。

操作步驟:

假設此公文有一附件(測試文件.doc),設定步驟如下:

步驟一:點選附件檔案,出現<圖3-1>,再點選[新增]。

<圖3-1>

步驟二:找出欲載入的附件檔→點選[開啟],如<圖3-2>。

 

<圖3-2>

步驟三:畫面跳回<圖3-1>,所附加之檔案路徑會自動帶入,點[確定]。附件即設定完成,如<圖3-3>。若還有第二筆附件要繼續新增,請點[新增],重複步驟2~3的動作;若附件設定完畢,就點[確定]離開。

<圖3-3>

步驟四:離開後,回到編輯畫面,附件檔名欄位會出現剛才設定的附件檔。

注意:附件檔案總大小不可超過1024KB,否則將不能進行電子交換。若超過1024KB時,系統會提示警告訊息。

 


主旨:將主旨內容鍵入。依交換 di 格式規範不可分段。

說明:將說明內容鍵入,系統可依研考會文書規範產生條列:

<圖4-1>

可按[Ctrl]鍵+[→]鍵至下一層編號:以<圖4-1>為例,如「三、」變成「(一)」。

可按[Ctrl]鍵+[←]鍵至上一層編號,如「(2)」變成「2、」。

 

標點符號表:本文區編輯可選擇本文區上方的工具列功能<圖4-2>。

<圖4-2>

可選擇全型標點符號列表,或在編輯文字中以鍵盤編輯全型標點符號,舉例:

[Ctrl]鍵+[,]= 全型, 

[Ctrl]鍵+[.]= 全型。 

[Ctrl]鍵+[']= 全型、 

[Ctrl]鍵+[Shift]鍵+[:]= 全型: … 

 

本文編輯功能

可選擇工具列右邊圖示功能,依序說明如下:

詞庫:可建立及使用常用字彙。詳細詞庫操作說明請點此

剪下(Ctrl+x):將選擇的區塊內的字複製並刪除。

複製(Ctrl+c):將選擇的區塊內的字複製。

貼上(Ctrl+v):將剛才剪下(或複製)區塊內的字貼上。

復原(Ctrl+z):將剛才所作的動作回復,一次還原一個動作。

取消復原(Ctrl+y):放棄剛才所作的復原動作。

至上一層(Ctrl+←):將說明的條列式編號調至上一層編號,如「(2)」變成「2、

至下一層(Ctrl+→):將說明的條列式編號調至下一層編號,如「三、」變成「(一)」。

/無編號(Ctrl+B):按一次無編號,再按一次有編號。

其他行減少縮排(Ctrl+J):第一行以空白鍵空格,其他行向後退,每按一次,後退一個全型字。

其他行增加縮排(Ctrl+K):第一行以空白鍵空格,其他行向前進,每按一次,向前一個全型字。

減少行距:減少本文區的行距。

增加行距:增加本文區的行距。

顯示控制碼:按一下顯示,再按一次隱藏。可顯示或隱藏本文編輯區中的功能變數。

編號與縮排設定:對於非交換表單的本文區的編號與縮排之設定。

:可開啟變更字型功能,開啟功能後選取文字按滑鼠右鍵點選字型,可修改字體、大小、顏色等。

放大鏡:可變換本文區字體大小。

輔助說明:本文編輯區操作說明。

 

全螢幕本文繕打

為使繕打本文更方便,提供「全螢幕本文」功能,點選,本文繕打區即放大。 


輸入正本受文者

1.在對話盒上方點選「正本」。

2.在下方「輸入區」鍵入單位名稱,第一個字輸入時系統即開始尋找通訊錄中的可能對應如<圖5-1>,如繕打「行」字,則帶出行政院一系列的機關單位以供選擇。可按↑鍵至正確的單位名稱上後再按[Enter] 鍵[新增] ,或用滑鼠點選正確的單位名稱快速按二下,上方顯示區即會新增完成該筆資料。

<圖5-1>

輸入副本受文者

在對話盒上方點選「副本」後,在下方「輸入區」鍵入單位名稱,輸入方式同「正本」

注意:副本有「附註說明」,在副本單位欄可按灰色,出現對話盒,輸入附註說明:含附件,有附註說明含附件的副本單位,箭頭顏色會變成藍色,且這樣副本受文者也才會收到附件電子檔。開會通知單中的出席者列席者:設定方式參考正副本。

<圖5-2>

輸入區搜尋方式

此輸入區搜尋「受文者」方式有兩種:可逐字搜尋或關鍵字搜尋。

逐字搜尋:從第一個字開始對應單位,如院、政院研究考核委員會、政院...。

關鍵字搜尋:只要該機關全銜中有關鍵字,即會顯示出來,如院、司法院風處。

多筆連續輸入:即可在「輸入區」內一次輸入兩筆以上的受文者資訊,使用者以全形頓號分開所有要輸入的機關名稱,按[新增]或按[Enter]鍵,系統會自動將受文者分開,自動判別為N個單位。

群組輸入方式

在輸入區內也可輸入「群組」,只要輸入「群組名稱」即可,如「行政院所屬各機關」。鍵入後(或選擇),出現對話盒詢問:「新增單位為群組名稱,要展開群組單位嗎 ?」。

<圖5-3>

展開群組:如「行政院所屬機關」群組內容如內政部、外交部、經濟部、財政部、法務部等、會一一帶入副本單位欄位,可再編輯或刪除。

不展開群組:如「行政院所屬機關」副本單位欄位會只帶入群組名稱,如下圖所示,但在列印一文多發時會一一展開至受文者。

<圖5-4>

其他欄位說明

序號:可直接在序號中修改所指定的位置。

名稱:由「輸入區」中點選出來(或自行輸入)的受文者。

順序:可將游標所在之正副本單位向上或向下移動,以調整在公文正副本欄位顯示的順序。

對應通訊錄名稱:會顯示出受文者是否有對應到通訊錄名稱。若有對應就會顯示該機關名稱,如<圖5-1>~<圖5-2>所示;若無對應到通訊錄名稱,則會顯示重新對應

重新對應:如該單位不可交換,則在「對應通訊錄名稱」會出現重新對應。舉例行政院游院長錫堃,在通訊錄無對應名稱,可重選對應至行政院,以方便電子文交換。

交換:依所鍵入的「正副本單位」對應至通訊錄自動判別是否可交換。原本可交換的單位,因某種原因暫不可交換,可按一下改變交換狀態至「指定郵寄」(圖示為藍色信封),此份文在處理發文程序即變成列印郵寄。

郵遞區號及地址:如有對應的通訊錄郵遞區號及地址,系統會自動帶入,亦可自行鍵入單位郵遞區號及地址,在此鍵入的郵遞區號及地址資訊不會存回通訊錄,但會隨此文儲存。 

刪除:可刪掉不小心輸入錯誤的受文者,先勾選多筆要刪除的單位,再點選即可刪掉。若要將全部正(副)本受文者一次刪除時,可勾選「刪除全選」全部選取後再點選即可刪掉。

移動:可將原本是正(副)本的受文者,變成副(正)本受文者。

一覽受文者資訊:可以看到所有受文者的「本別」(為正本受文者或副本受文者)、「含附件」、「發文方式」及「地址」,如<圖5-5>所示。

<圖5-5>


編輯署名

將滑鼠游標指向「署名」欄位,按滑鼠左鍵出現對應的選單內容。

<圖6-1>

可以看到「稿署名」及「署名」兩欄位,顧名思義「稿署名」只在稿面顯示,「署名」在函上顯示。

列印(預視)出來的效果如下:

<圖6-2>

 

<圖6-3>

 

編輯會辦單位

將滑鼠游標指向「會辦單位」欄位,按滑鼠左鍵出現對應的選單內容,如<圖6-4>,直接在「會辦單位」欄位內鍵入單位名即可,如秘書室、政風室等:

<圖6-4>

編輯決行層級

將滑鼠游標指向「決行層級」欄位,按滑鼠左鍵出現對話盒,如<圖6-5>。分別可以看到「分層負責」及「決行層級」兩個欄位。

分層負責、決行層級:預設為空白,由下拉式選單點選,使用者可依需求修改內容。

已簽奉一層核定:以"勾選"方式輸入,當決行層級非"第一層決行"時,才能勾選,後方的"是""否"選項為二選一,選"是"則已簽奉一層核定自動勾選。

<圖6-5>


公文內容編輯完畢後,便可儲存此份公文了!

步驟一:點選,出現「文件資訊」對話盒<圖7-1>,主旨自動帶至「摘要」欄,選擇交換類別及交換密等,點選[確定]。

<圖7-1>

步驟二:在<圖7-1>按[確定]後,出現儲存對話盒<圖2>,在下方“檔案名稱”輸入區輸入檔案名稱,再選擇上方按鈕[系統目錄] 、 [自訂目錄]、[上次目錄] 、[個人範本(系統目錄)] 以及[個人範本(自訂目錄)] 。

存至分享檔案

將檔案儲存至系統伺服器端預設的目錄。

存至系統目錄

將檔案儲存至系統預設的目錄。

存至自訂目錄

將檔案儲存至自行設定的目錄。

存至上次目錄

將檔案儲存至上一次存檔的路徑位置。

存至個人範本(系統目錄)

將檔案儲存至個人範本系統目錄中,在「開啟範本」時對應至「個人範本(系統目錄)」中。

存至個人範本(自訂目錄)

將檔案儲存至個人範本自訂目錄中,在「開啟範本」時對應至「個人範本(自訂目錄)」中。


可選擇先一覽公文原貌,或選擇直接列印公文。

選擇,以函稿為例出現<圖8-1>。再點選左列的[列印],即可將這份函稿列印出來。

<圖8-1>


將印出的公文稿送至長官進行陳核作業,即完成承辦人製作1份新公文的操作!