會造成這些問題是因為繕打公文本文時,未正確使用系統所提供之段落序號所致,例如使用空白鍵自行繕打序號(一、二...)或自行利用空白鍵排版,該如何正確使用段落序號:
《操作方式1》
使用系統預設的段落符號編輯
當您開啟一份新公文時,於本文區中可看到「主旨:」、「說明:」及「一、」,當您的說明有多段需要輸入時,直接於「一、」後方輸入您的公文內容,並於更換段落時按 Enter 即會自動跳出「二、」...。
《操作方式2》
利用本文區上方的小工具與
(1) 當不小心將預設的「一、」刪除時, 請不要使用空白鍵自行控制縮排,您可以使用本文區上方的小工具來重新顯示段落序號:
步驟1:將段落退回「說明:」後方。
步驟2:按Enter後,點選至下一層。
步驟3:可看到段落有縮排序號出現;若只縮排未見序號請再點一下編號即可看到。
(2) 接著在「一、」後方輸入您的公文內容,並於更換段落時按 Enter 鍵,系統即會自動跳出「二、」...。若該段落中有次項目(一)需要輸入時:
步驟1:按 Enter 鍵跳出下一序號。
步驟2:點選至下一層。
(3) 此時就會出現(一),輸入文字後於更換段落時按 Enter 鍵,系統即會依序跳出(二)、(三)...,若要回到上一層序號繼續編輯:
步驟1:按 Enter 跳出下一序號。
步驟2:點選至上一層。
此功能有提供快速鍵,如至上一層為Ctrl+←(方向鍵),至下一層為 Ctrl + →(方向鍵)。
《操作方式3》
貼上已有段落的文字
當您是由其他文件複製文字段落貼上時,常會發現段落序號常無法正常排列,或是開啟舊檔時本文是沒有段落的,此時皆可配合使用《操作方式2》中的小工具將段落進行調整即可。
注意:當您未使用系統產生之段落序號公文進行電子交換,雖然不會有異常訊息,但因各家交換系統甚至公文管理系統對於未依規定製作之段落,有可能會有收文後無法對齊段落或是無法將本文資訊轉入系統等問題。
發文人員檢查小密訣:可以使用本文區上方的小工具顯示控制碼,可發現本文中若有空白鍵,則會出現「口」圖樣,而換行符號則為「8」,以方便檢視承辦人的公文中,段落序號是否是自行使用空白鍵排版的。
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